El pasado 12 de agosto comenzó a aplicarse una de las principales novedades del Reglamento (UE) 2025/40 sobre envases y residuos de envases (PPWR): la Declaración UE de Conformidad. Esta nueva exigencia refuerza la responsabilidad de las empresas a la hora de acreditar, de forma clara y documentada, que los envases que introducen en el mercado cumplen con los requisitos de sostenibilidad establecidos por la normativa europea.
Pero ¿qué implica realmente esta obligación?, ¿qué empresas deben asumirla?, ¿qué documentación debe respaldar la declaración? y ¿cómo pueden prepararse las organizaciones para garantizar el cumplimiento?
Para resolver estas y otras cuestiones, hablamos con nuestro compañero Alejandro Fernández, técnico en Sostenibilidad Ambiental, quien analiza las principales implicaciones de la nueva Declaración UE de Conformidad, los errores más habituales que están cometiendo las empresas y las acciones prioritarias que deberían poner en marcha para adaptarse al Reglamento.
Una entrevista en la que abordamos, desde una perspectiva práctica, aspectos como el inventario y clasificación de los envases, la definición de responsabilidades dentro de la cadena de suministro, la documentación técnica que debe solicitarse a los proveedores, la posibilidad de trabajar por familias de envases y el papel que tendrá esta nueva obligación en ámbitos como el ecodiseño, la reciclabilidad y la economía circular.
Alejandro, ¿cuál dirías que es el principal cambio que introduce la Declaración UE de Conformidad en la forma en que las empresas deben gestionar y documentar sus envases?
El principal cambio es que las empresas tienen que poder acreditar de forma más clara y documentada que los envases que introducen en el mercado cumplen los requisitos de sostenibilidad aplicables del Reglamento. Ya no será suficiente con disponer de una ficha técnica genérica o una declaración comercial del proveedor. Será necesario contar con una evaluación previa de conformidad, documentación técnica de respaldo y, cuando proceda, una Declaración UE de Conformidad del envase. Esto obliga a las empresas a ordenar su información de envases: identificar tipologías, materiales, proveedores, usos, trazabilidad y responsabilidades. En la práctica, el cumplimiento empieza por saber exactamente qué envases se están poniendo en el mercado y bajo qué papel actúa cada empresa.
Para quien aún no esté familiarizado con este requisito, ¿qué es la Declaración UE de Conformidad y qué busca garantizar la Comisión Europea con ella dentro del nuevo Reglamento?
La Declaración UE de Conformidad es el documento oficial mediante el cual el fabricante o responsable asume la responsabilidad de que su envase cumple con todas las exigencias del nuevo Reglamento. No es un certificado aislado, sino el resultado final de un proceso previo de evaluación. Con esto, la Comisión Europea busca unificar criterios en todo el mercado único y asegurar que cada envase comercializado respete los estándares de sostenibilidad, reciclabilidad, composición y sustancias restringidas. En definitiva, busca garantizar que exista una sólida trazabilidad técnica detrás de cada producto que llega al consumidor.
¿Esta obligación afecta únicamente al fabricante del envase o se extiende también a marcas envasadoras, importadores y distribuidores que operan en el mercado europeo?
No, no afecta solo a quien fabrica físicamente el envase, y este es un matiz crucial que genera muchas dudas. A efectos del Reglamento, puede ser responsable quien fabrica el envase, pero también quien encarga el diseño o la fabricación del mismo o del producto envasado bajo su propio nombre o marca. Además, importadores y distribuidores asumen obligaciones muy estrictas cuando introducen envases en el mercado europeo o los modifican. Por eso, es tan importante analizar caso por caso. La pregunta clave no es «¿quién ha fabricado el envase?», sino «¿quién es el responsable de ponerlo en circulación en el mercado comunitario y bajo qué marca?». Cada eslabón de la cadena debe analizar su rol.
¿Qué información debe contener una Declaración UE de Conformidad para que sea válida y pueda superar una inspección?
El documento debe estructurarse según el modelo oficial del Anexo VIII del Reglamento. A grandes rasgos, debe identificar con precisión el envase, los datos del fabricante o responsable legal, la normativa aplicable, las especificaciones técnicas utilizadas, la fecha y la firma autorizada. Sin embargo, para superar una inspección, la declaración en sí no basta: también es importante el expediente técnico que la sustenta. Ante una auditoría, la empresa debe aportar de inmediato los ensayos y evidencias que demuestren el cumplimiento en materia de composición, trazabilidad, reciclabilidad, ausencia de sustancias restringidas, porcentaje de contenido reciclado cuando aplique y minimización de peso o volumen.
Muchas empresas creen que basta con solicitar documentación a sus proveedores. ¿Es suficiente o existe una responsabilidad propia que no pueden delegar?
No, no es suficiente y es un error muy común de interpretación. El proveedor debe aportar la información técnica sobre el envase o los materiales del envase, pero la responsabilidad jurídica de la conformidad no es delegable. Si una empresa actúa como fabricante a efectos del Reglamento (fabricante legal), deberá asegurarse de que la evaluación de conformidad se ha realizado correctamente y conservar la documentación técnica y la Declaración UE de Conformidad. Por tanto, no se trata solo de pedir papeles, sino de revisar que esos documentos son adecuados, están actualizados y corresponden realmente al envase que se pone en el mercado. La empresa pasa de ser un mero receptor de papeles a un supervisor activo.
Desde la perspectiva técnica, ¿cuáles son los errores, lagunas o malentendidos más frecuentes que habéis detectado en las empresas durante la preparación para esta nueva obligación?
El primer error es creer que una declaración genérica del proveedor sirve para todo el catálogo. La realidad es que el documento debe ser específico para cada tipología de envase.
Otro error frecuente es no tener inventariados los envases reales que se utilizan. Muchas empresas conocen los productos que venden, pero carecen de una base de datos estructurada con los pesos, componentes y capas de sus envases primarios, secundarios y de transporte, y el problema es que no se puede declarar la conformidad de lo que no se tiene medido.
También suele haber confusión entre productor, vinculado al pago de tasas de gestión de residuos (RAP), y fabricante legal de la Declaración de Conformidad. Son figuras distintas con obligaciones diferentes: uno financia el reciclaje local y el otro avala la conformidad técnica a nivel europeo.
Y, por último, muchas empresas todavía no tienen claro si deben trabajar por referencia individual o por familias de envases. En general, es viable hacerlo por familias, pero solo si comparten de forma estricta los mismos materiales, composición, diseño estructural, uso previsto y requisitos aplicables.
Como ya has mencionado, detrás de una declaración formal debe existir un expediente técnico de respaldo. ¿Qué evidencias analíticas o ensayos conviene recopilar desde ya para justificar de forma sólida el cumplimiento?
Lo primero que hay que hacer es recopilar la documentación básica: fichas técnicas, composición del envase, materiales, pesos, dimensiones, proveedor, uso previsto y trazabilidad de origen. Después, según el tipo de envase, pueden ser necesarias evidencias sobre reciclabilidad, contenido reciclado, presencia o ausencia de sustancias restringidas, metales pesados, PFAS en envases de contacto alimentario, aptitud para reutilización, compatibilidad con procesos de reciclado o normas técnicas aplicables. No todos los envases exigen el mismo nivel de análisis, ya que cada uno tiene un perfil de riesgo diferente. En este sentido, es crucial empezar a exigir la información cuanto antes a los proveedores porque muchos de estos datos dependen directamente de su cadena de suministro y no siempre los tienen disponibles de forma inmediata.
¿A qué sanciones legales, económicas, comerciales o reputacionales se expone una empresa que comercialice un producto cuyo envase carezca de esta declaración obligatoria?
Las consecuencias del incumplimiento van mucho más allá de una simple multa administrativa. Desde el punto de vista legal y operativo, la falta de Declaración o del expediente técnico no es un mero fallo formal. Las autoridades pueden ordenar la retirada inmediata de las mercancías de los lineales, prohibir su comercialización en la UE o imponer sanciones económicas severas. A nivel comercial, se convierte en un bloqueo inmediato en la cadena de suministro, ya que los distribuidores y grandes superficies empezarán a exigir esta documentación como requisito obligatorio para aceptar los pedidos, transformando un envase sin papeles en un producto invendible. Finalmente, desde la perspectiva reputacional, no poder demostrar la conformidad sitúa a la empresa en una posición muy delicada: una retirada del mercado por incumplir normas básicas de sostenibilidad y trazabilidad técnica puede ser devastadora para la confianza del consumidor y de los inversores.
El Reglamento (UE) 2025/40 plantea metas ambiciosas y escalonadas hacia 2030 en materia de reciclabilidad, etiquetado, contenido reciclado o restricciones de sustancias; ¿cómo se vinculan estos requisitos con la Declaración UE de Conformidad de envases y de qué manera deberá actualizarse este documento para que evolucione al ritmo de las nuevas exigencias técnicas?
La Declaración UE de Conformidad de envases no debe entenderse como un documento cerrado o estático, sino como una herramienta documental viva que tendrá que evolucionar conforme entren en aplicación los distintos requisitos del Reglamento. Si bien el PPWR establecía su aplicación general a partir de agosto de 2026, no todos los requisitos técnicos tienen el mismo calendario ni el mismo grado de desarrollo. Algunos aspectos esenciales, como la evaluación previa de conformidad, la documentación técnica y la propia Declaración de Conformidad son de obligado cumplimiento desde el inicio de su aplicación. En cambio, otras exigencias, tales como los criterios de reciclabilidad, el contenido mínimo de plástico reciclado, el etiquetado armonizado o especificaciones técnicas complementarias, se desplegarán de forma progresiva a través de los correspondientes actos delegados o de ejecución de la Comisión Europea.
Esto significa que las empresas no deben enfocar la Declaración UE de Conformidad como un trámite puntual, sino como parte de un expediente técnico vivo. En una primera fase, el documento debe recoger las obligaciones ya vigentes y la información disponible: identificación del envase, composición, materiales, uso previsto, reciclabilidad, sustancias restringidas, reutilización si procede y documentación técnica de los proveedores. Posteriormente, tendrá que actualizarse de forma obligatoria cada vez que entren en vigor nuevas exigencias normativas o cambie cualquier aspecto crítico del producto.
Por ejemplo, si se modifica el material, el proveedor, la composición, el diseño, el peso, el sistema de cierre o incluso el producto que va dentro, hay que revisar si la Declaración sigue siendo válida. Lo mismo ocurrirá a medida que la Comisión Europea apruebe criterios más específicos de reciclabilidad o contenido reciclado. En ese momento, no bastará con archivar el documento antiguo: habrá que comprobar que se alinea con las nuevas reglas del juego.
Desde una perspectiva práctica, esto obliga a las empresas a implantar un sistema de control documental por familias de envases. No es necesario emitir una declaración por cada referencia comercial individual, pero sí de asegurar que cada declaración agrupe productos con características homólogas. Mezclar en un mismo documento formatos que realmente tienen requisitos técnicos distintos es un error grave. Si el envase o el producto envasado varían de forma que afecte a su conformidad, una declaración genérica deja de ser útil.
En definitiva, la Declaración UE de Conformidad es el punto de partida, pero su validez real dependerá de que esté conectada con un sistema de revisión periódica, actualización normativa, control estricto de proveedores y monitorización de cambios en los envases.
¿Cómo pueden las pymes afrontar esta enorme carga documental sin disponer de departamentos internos especializados en legislación ambiental o química de materiales?
Lo primero es asumir que no es necesario abordarlo todo de golpe ni convertirlo en un proyecto inalcanzable desde el primer día. Para una pyme, la clave está en ordenar el trabajo por fases y priorizar los envases que realmente tienen más impacto dentro de su actividad.
La hoja de ruta ideal consta de cuatro fases fundamentales:
- Elaborar un inventario de envases. Muchas empresas disponen de datos de compras o de consumo de materiales, pero no están estructurados bajo un criterio normativo. Conviene identificar qué envases se utilizan, qué producto contienen, su función, el proveedor, los materiales que los componen, si son de un solo uso o reutilizables, bajo qué marca se introducen y qué documentación técnica hay disponible.
- Determinar el rol de la empresa. Una pyme puede ser productora de producto, a efectos de la Responsabilidad Ampliada del Productor (RAP), pero también fabricante bajo el Reglamento de Envases y Residuos de Envases, si comercializa productos con marca propia. Definir esto aclara qué declaraciones debe emitir la empresa y cuáles debe exigir a sus proveedores.
- Agrupar los envases por familias. Intentar redactar una Declaración de Conformidad para cada referencia es ineficiente. Es mucho más operativo agruparlos por tipo de envase, material, función y uso previsto, siempre que esta agrupación sea técnicamente defendible.
- Solicitar información estructurada a los proveedores. No conviene enviar peticiones genéricas, porque normalmente generan respuestas incompletas. Es preferible exigir documentación concreta: fichas técnicas, composición, peso, porcentaje de contenido reciclado, ensayos de reciclabilidad y declaraciones de sustancias restringidas.
En este punto, el soporte especializado es clave. Un servicio de outsourcing ambiental, como el que ofrecemos en GAIAMBIENTE, permite delegar las competencias técnicas que una pyme no suele tener de forma interna, como expertos en química de materiales o derecho ambiental, y transformar una obligación compleja en un proceso pautado y ágil: inventario, clasificación, matriz de obligaciones, revisión técnica y emisión de declaraciones. El objetivo es que la empresa no vea la Declaración de Conformidad como un trámite aislado, sino como parte de un sistema de cumplimiento continuo. Diseñado e implantado de forma progresiva, empezando por los envases más relevantes o de mayor riesgo, el proceso deja de ser una amenaza regulatoria para convertirse en una ventaja operativa.
¿Crees que esta exigencia documental acabará forzando un verdadero cambio en el ecodiseño y la selección de materiales o corre el riesgo de quedarse en un mero trámite administrativo?
Dependerá del enfoque de cada empresa. Si se gestiona solo como un papel que archivar para evitar sanciones, se convertirá en una carga burocrática más. Sin embargo, si se utiliza de forma estratégica,, puede ser una herramienta muy potente para transformar el diseño de envases.
Al obligar a revisar a fondo la composición, el peso, la reciclabilidad, las sustancias y la reutilización, muchas organizaciones detectarán oportunidades reales de mejora. Esto impulsará la reducción de materiales, la sustitución de componentes problemáticos, la simplificación de envases multimateriales y la optimización de la reciclabilidad.
En mi opinión, la Declaración de Conformidad es solo el punto de partida normativo: el impacto real dependerá de cómo las empresas aprovechen esa información para tomar decisiones en ecodiseño.
Desde tu experiencia en GAIAMBIENTE, ¿qué sectores crees que son los que más trabajo de adaptación van a necesitar durante los próximos meses?
Los sectores con más carga de adaptación serán, sin duda, aquellos que gestionan gran diversidad de envases, trabajan con numerosos proveedores o comercializan productos bajo marca propia. Atendiendo a nuestro día a día, destacaría alimentación, cosmética, productos químicos, construcción, distribución y comercio electrónico, además de empresas manufactureras con envases industriales o de transporte complejos. También se enfrentan a un reto importante las compañías que importan productos envasados o que fabrican para terceros, ya que deben delimitar con total precisión jurídica quién asume cada responsabilidad.
En definitiva, cuanto más compleja sea la cadena de suministro y mayor sea la variedad de referencias, mayor deberá ser el esfuerzo inicial de inventario, clasificación y recopilación documental.
Si una empresa arranca de cero en su plan de cumplimiento, ¿cuáles son las tres acciones prioritarias que debería activar de inmediato para llegar con garantías al cumplimiento?
Para empezar de cero, las tres acciones urgentes e ineludibles son:
- Hacer un inventario real de envases. Mapear con precisión qué envases se utilizan, en qué productos, con qué materiales, que proveedor los suministra y bajo qué marca se comercializan.
- Definir el rol y las responsabilidades. Identificar en cada caso si la empresa actúa como fabricante, importador, distribuidor o envasador, ya que de esto dependerán sus obligaciones legales.
- Solicitar información técnica a los proveedores. Realizar una petición formal de datos priorizando los envases más relevantes. Sin esa información de base, será imposible estructurar una evaluación de conformidad sólida.
A partir de ahí, la empresa ya estará en condiciones de agrupar los envases por familias, preparar los expedientes técnicos y emitir las Declaraciones UE de Conformidad correspondientes de forma progresiva.
Para terminar, ¿cómo puede ayudar GAIAMBIENTE a las empresas a afrontar de forma segura los requisitos de la Declaración UE de Conformidad de envases sin perder competitividad en el mercado?
Desde GAIAMBIENTE, como consultora ambiental, ayudamos a las empresas a afrontar esta nueva obligación de una forma ordenada, práctica y adaptada a su realidad. Nuestro objetivo no es generar más carga administrativa, sino transformar el cumplimiento del Reglamento (UE) 2025/40 en un proceso controlado, trazable y útil para la toma de decisiones estratégicas.
Nuestra metodología se estructura en cuatro líneas de acción clave:
- Diagnóstico inicial de situación. Analizamos qué enviases utiliza la empresa, qué productos comercializa, que proveedores intervienen, qué documentación existe y qué rol asume la organización en cada vaso. Esta fase es crítica, ya que no todas las empresas tienen la misma responsabilidad ni todos los envases requieren el mismo nivel de análisis.
- Inventario técnico y clasificación por familias. Elaboramos un inventario exhaustivo clasificando los envases por tipologías (primarios, secundarios o de transporte), materiales, usos, marcas, reutilización y reciclabilidad. Esta clasificación evita enfoques desproporcionados, permitiendo trabajar por familias de características equivalentes en lugar de emitir una declaración por cada referencia comercial.
- Gestión y revisión de la cadena de suministro. Dirigimos la solicitud y auditoría de la documentación de los proveedores (fichas técnicas, ensayos, certificados de contenido reciclado o sustancias restringidas). Desde GAIAMBIENTE, definimos con precisión qué pedir, a quién exigírselo y validamos si la información recibida es técnicamente suficiente.
- Expediente técnico y Declaración UE de Conformidad. Elaboramos el expediente técnico definitivo, revisamos los requisitos aplicables y preparamos o validamos la Declaración UE de Conformidad conforme al modelo del Anexo VIII y al procedimiento de evaluación del Anexo VII. Además, integramos este control en el sistema de cumplimiento de la empresa para asegurar que la documentación se mantenga siempre actualizada ante cambios de proveedores, materiales o diseños.
En definitiva, GAIAMBIENTE actúa como el socio técnico externo que las empresas necesitan para cumplir con total seguridad jurídica, sin sobredimensionar el trabajo y salvaguardando su competitividad. Una correcta adaptación al PPWR no solo elimina riesgos legales, sino que anticipa las exigencias del mercado, mejora la trazabilidad y consolida soluciones reales de ecodiseño y economía circular.